Как заполнять опись письма: образец

Описью письма называют документ, который содержит перечень вложений в отправляемое письмо. Она необходима для подтверждения содержимого и используется в деловой переписке, отправке документов в государственные органы или при необходимости зафиксировать перечень отправляемых материалов.

Когда требуется опись письма?

Обычно опись составляется в следующих случаях:

• Отправка ценных документов или бумаг, требующих подтверждения получения.
• Пересылка юридически значимых документов (договоров, исковых заявлений, претензий).
• Отправка писем с объявленной ценностью.
• Работа с государственными учреждениями, где требуется фиксация перечня вложений.

Как правильно заполнить опись письма?

Опиcь можно оформить в свободной форме, но важно указать ключевые реквизиты. Ниже приведен образец заполнения.

Образец описи письма

Правила заполнения:

1. Укажите номер документа в списке (порядковый номер).
2. Подробно опишите каждый вложенный документ (название, номер, дату, количество экземпляров или листов).
3. В конце подведите итог: общее количество документов и листов.
4. Если письмо отправляется с уведомлением, опись может быть заверена почтовым работником.

Важные нюансы

• При отправке заказного письма с описью вложения почтовый работник проверяет соответствие содержимого указанному перечню.
• Один экземпляр описи остается у отправителя с отметкой почты, второй – вкладывается в конверт.
• Для юридической значимости можно составить опись в двух экземплярах и заверить у нотариуса.

Заключение

Оформление описи письма – простая, но важная процедура, которая помогает зафиксировать перечень отправляемых документов и избежать спорных ситуаций. Используйте приведенный образец и правила заполнения, чтобы корректно составить опись.